Je online vergaderingen succesvol laten verlopen? Het is geen abc’tje. Comcross schotelt vijftien handige tips voor.

Pendelen tussen thuiswerken en werken op kantoor: het is sinds de uitbraak van de coronapandemie eerder regel dan uitzondering. Werknemers dwingen om tussen één van de twee te kiezen? Zeer onwenselijk. Draai het om: zorg dat je werknemers (thuis) productiever zijn én met meer plezier werken. Zeer wenselijk!

Om dit te realiseren is onderlinge samenwerking van vitaal belang. Effectief hybride vergaderen is daar dé oplossing voor, maar dat is moeilijker realiseerbaar dan je wellicht op voorhand denkt. Immers: als zo’n vergadering mislukt – door technische problemen of door een gebrek aan betrokkenheid – kan je hybride werkplan linea recta de prullenbak in.

Als het gros van je personeel thuiswerkt, hoe beleg je dan tóch een goede vergadering? Een meeting waarbij alle werknemers – thuis of op kantoor – betrokken en proactief blijven. Aan de hand van vijftien tips, opgesteld door onze collega’s van Nureva, verloopt jouw hybride vergadering voorspoedig. Incluis betrokken en enthousiaste collega’s.

1. Start volgens afspraak

Een vaste tijd om te vergaderen? Hou je er dan aan. Het is nooit leuk als er op het kantoor medewerkers zitten te wachten. Of nog erger: collega’s die thuis afwachtend naar een stilstaand scherm zitten te staren. Kortom: wees consequent met de tijd.

2. Maak direct verbinding

Wacht niet totdat iedereen zich in de (digitale) vergaderruimte bevindt. Heet de collega’s op afstand welkom, laat ze onderdeel uitmaken van de medewerkers die op locatie deelnemen. Zo voelt iedereen zich betrokken.

3. Chatkanaal

Niet iedere opmerking hoeft uitgesproken te worden. Daar is het chatkanaal voor. Voor collega’s op afstand een aangename manier om ze meer te betrekken. Ideeën delen, suggesties doen en vragen stellen die niet per se urgent zijn: daar leent het chatkanaal zich ideaal voor.

4. Wie is de gastheer?

Tijdens een hybride vergadering kan het gesprek op locatie gemakkelijk op gang komen, terwijl de deelnemers op afstand zich wellicht gepasseerd voelen. Benoem een collega op locatie die de gastheer is en contact houdt met de externe deelnemers, zodat zij niet vergeten worden. Probeer die taak onder de teamleden te rouleren, zodat iedereen daar meer ervaring mee krijgt.

5. Microfoon voor de hele kamer

Volledige betrokkenheid van alle deelnemers is zeer wenselijk. Installeer daarom de juiste audio- en opnameapparatuur: zodat iedereen in de fysieke vergaderruimte goed verstaanbaar is. Ook als iemand iets aanwijst op een scherm en daarbij een toelichting doet. Of als twee mensen door elkaar heen praten. Comcross kan je daarbij helpen.

6. Zet microfoon uit

Je kent het vast wel: bij een collega staat de microfoon aan, terwijl die persoon niet spreekt. Achtergrondgeluiden, zoals een jengelend kind, voorbijrazend verkeer of een blaffende hond, zijn niet bevorderlijk tijdens een vergadering. Dus: alleen degene die aan het woord is zet zijn microfoon aan. Voor de thuiswerkers is een kwalitatief goede hoofdtelefoon aan te bevelen.

7. Denk aan videotools

Goede geluidskwaliteit is natuurlijk van essentieel belang voor een hybride vergadering. Maar vlak ook de kwaliteit van het beeld niet uit: video helpt om de barrière tussen de collega’s thuis en op locatie te slechten. Kies de juiste video-opties, zodat de collega’s op afstand degene die spreekt in beeld te zien krijgen. Vraag na iedere vergadering ook aan de collega’s op afstand wat hun bevindingen zijn betreft de techniek. Neem hun feedback – uiteraard – mee naar de volgende vergadering.

8. Collega’s op afstand in beeld

Zijn collega’s niet in beeld, dan vergeet je ze wellicht snel. Vooral met grotere groepen. Daarom is het niet onlogisch om in je vergaderruimte twee schermen op te hangen: eentje voor de video’s van de collega’s die op afstand zijn en een ander scherm voor de presentatie die je deelt. Als je voor één scherm kiest, zijn de gezichten van de collega’s op afstand onzichtbaar of slechts heel klein afgebeeld. Daarmee sneeuwen zij ongewild onder.

9. Duidelijk signaal aangeven

Je zult het vast weleens meegemaakt hebben: het is tijdens een hybride vergadering lastig om ‘in te breken’ in het gesprek. Maak daar afspraken over. Dient de collega letterlijk zijn hand op te steken of op de daarvoor bestemde pictogram te klikken?

10. Gelijk speelveld

Zadel collega’s die thuiswerken niet op met tools die op afstand niet goed werken of slecht zichtbaar zijn. In de vergaderruimte een post-it delen met de rest: niet handig. Pas digitale tools toe, die ook voor de mensen op afstand goed zichtbaar en te volgen zijn.

11. Participeren

Laat collega’s op afstand niet aan een zijden draadje bungelen. Onbedoeld voorrang geven aan mensen die er fysiek bij zijn ligt voor de hand en gaat zo soms automatisch. Probeer dat te voorkomen, door bijvoorbeeld mensen op afstand specifiek om ideeën en input te vragen. Als eenieder in de vergadering een update moet geven over zijn werkzaamheden, vraag de mensen op afstand dan niet op het einde pas om hun inbreng.

12. Strategische stilte

Als er een stilte valt, hebben we gauw het plichtmatige gevoel om die stilte te doorbreken. Tijdens hybride vergaderingen is een kort moment van stilte nodig om de collega’s op afstand de kans te geven hen aan het woord te laten. Geef de collega’s op afstand de kans. Probeer daar aan te denken, vooral als er vertraging optreedt door verbindingsproblemen.

13. Niet vergaderen ná een vergadering

Na een hybride vergadering lopen de collega’s die op kantoor aanwezig zijn terug naar hun werkplek, terwijl zij onderweg het één en ander nabespreken. Plotseling komen zij tot een probleemoplossing. Natuurlijk is daar niets mis mee, maar de collega’s thuis krijgen daar niets van mee. Mocht je tot een nieuw inzicht of een belangrijke oplossing van een probleem komt, breng de thuiswerkende collega’s dan direct op de hoogte.

14. Ervaar het zelf

Heb je collega’s die áltijd op kantoor werken? Dan zijn zij wellicht niet bekend met op afstand vergaderen. Laat hun zelf ervaren hoe het is om thuis bij een hybride vergadering aan te sluiten. Puur om hen die ervaring mee te geven.

15. Vraag om feedback

Wees nooit tevreden. Ook niet als je denkt dat de hybride vergadering uiterst soepel verlopen. Vraag regelmatig om feedback, om input. Dat vinden je collega’s fijn én het biedt perspectief voor de toekomstige vergaderingen.