In deze situatie is het goed om de tools die gebruikt worden, eens nader te bekijken. Wat gebeurt er nu in die meetings, vergaderingen en stand-up meetings?

Als we terug gaan naar ‘ouderwetse vergaderingen’ past daar voor ons dit plaatje bij. Er staat nog net geen bakje met sigaren op tafel. Aan vergadertafels zoals deze worden plannen besproken, we noemen dit wel ‘Communication & Coördination meetings’. Doorgaans zit er een secretaresse aan tafel, die een uitgebreid pakket aan notulen maakt. Er worden afspraken gemaakt en updates gedeeld, maar er wordt doorgaans niet ‘gebrainstormd’ of ‘samen gewerkt’. De dynamiek is vrij passief, men zit de hele vergadering lang op zijn stoel, en de voorzitter zal proberen het gesprek centraal te houden.

In dit soort meetings gaat het doorgaans om de lange termijn, is er sprake van een stevige hiërarchie, en heerst een behoorlijk bureaucratische cultuur. Voordat men een plan van richting kan laten veranderen, duurt dat een behoorlijke tijd.

Het plaatje doet vermoeden dat dit soort meetings alleen vroeger plaatsvonden, maar dat is zeker niet waar. Ook vandaag de dag zien we heel veel overleggen waarin men deze werkwijze volgt. En daar is ook niets mis mee.

Wanneer je, zoals deze dagen, als deelnemers aan een meeting niet meer samen in de ruimte kunt zijn, maar overal in het land, of zelfs overal over de wereld verspreid zit, maak je gebruik van conference oplossingen. We zien overal op LinkedIn posts van thuiswerkers, met een kat op schoot, achter een laptop met Teams, met Zoom, met Webex etc.  Op deze manier kunnen teams toch weer samen overleggen en hun werk, waar ze ook zitten, met elkaar overleggen.

Een paar tips voor wanneer je meedoet in online meetings;

• Gebruik een headset voor conference. (deze filtert het achtergrond geluid uit, zodat je collega’s jouw hond niet horen blaffen en je kinderen niet van de trap af horen denderen)
• Zet je camera aan. (zo krijg je meer mee van de meetingdynamiek, en voorkom je dat collegae wel ingelogd zijn, maar intussen heel andere dingen aan het doen zijn)
• Presenteer een applicatie in plaats van je hele scherm. (alleen de applicatie, zorgt er voor dat de ander niet jouw mailbox, je meldingen en andere afleidende zaken ziet)
  
  

Als we kijken naar het proces van ‘communication en coordination’ zijn de video tools van deze dagen perfecte oplossingen. Echter, in heel veel organisaties vinden steeds minder van zulke ‘passieve’ meetings plaats. Veel vaker wordt, op de werkvloer, een heel ander proces gevolgd, namelijk dat van ‘co-creation’. Samen met het team wordt een issue gevisualiseerd, en worden er oplossingsrichtingen uitgetekend. Met elkaar ideeën uitwerken voor de verbetering van het product, voor de nieuwe richting van de strategie. Met een stapel sticky-notes werkt iedereen een eigen idee uit, worden deze gevisualiseerd, gebundeld en geselecteerd. De ruimtes waarin dit soort meetings plaatsvinden, zien er anders uit dan de ‘klassieke’ vergaderkamer van het eerste plaatje. Daar staan vaak ook andere hulpmiddelen. Een flipover of whiteboard. Een brownpaper of Kanban bord. Een brainstormwand, met allerlei tekeningen, a4-tjes en stickynotes. De ideale manier om dit te doen, is samen in één ruimte.

In sommige omstandigheden kán het echter simpelweg niet in één ruimte plaatsvinden. Nu vanwege het Corona virus, maar voor sommige bedrijven ook omdat een ontwikkelteam in een ander land hebben, omdat een medewerker op woensdag altijd vanuit een ander kantoor werkt of om andere redenen.

De tools die je daarvoor nodig hebt zijn andere tools dan een videoconference oplossing. Veel organisaties zijn nu heel druk met webcams en headsets. Op zich handige tools, maar dekken ze echt de behoefte voor ‘op afstand samenwerken’?

Onze tip is om, voor je een tool introduceert, eerst te inventariseren wat nu proces is dat plaatsvindt. Welke tools gebruik je, als je bij elkaar bent? Hoe gebruik je die tools? Schrijft maar één persoon op het whiteboard, en kijkt de rest mee? Of sta je met het hele team rond het bord, elk met een pen in de hand, en schets je samen?  Wanneer je beeld hebt van de tools die je gebruikt, kun je vervolgens op zoek naar een ‘digitaal equivalent’.

Enkele tips;

• Voor klanten die vaak een whiteboard gebruiken; gebruik Microsoft Whiteboard. Deze oplossing is gratis voor Office 365 klanten, of met je Microsoft account.
• Organisaties die veel stickynotes gebruiken, en deze op brownpapers plakken; kijk eens naar Nureva Span Workspace software. Je kunt hier een gratis testaccount voor starten.

Ook op afstand kunnen wij diverse manier laten zien van slim samenwerken.

Vanuit ons Experience Center in Breda leggen wij met plezier een verbinding, om je te laten ervaren hoe eenvoudig écht samenwerken op afstand is!