5 tips voor succesvol samenwerken op afstand
Wanneer je een product of proces ontwikkelt werk je als designteam intensief samen. Wanneer niet iedereen op één locatie zit, kan dit in sommige gevallen voor problemen zorgen. Wij geven vijf tips voor een succesvolle samenwerking op afstand.
5 tips voor succesvol samenwerken op afstand
1. Lijnen uitzetten
Wanneer een team op afstand samenwerkt is het belangrijk een planning en duidelijke lijnen uit te zetten waarbinnen wordt gewerkt. Hierdoor wordt voorkomen dat je wordt opgeslokt door alledaagse werkzaamheden en je gefocust blijft.
2. Interactie
Communicatie is van essentieel belang bij samenwerken op afstand. Je moet de tijd nemen om te communiceren. Interactie vormt de basis van succes. Bij interactie wordt er naar elkaar geluisterd en wordt er feedback op plannen en voorstellen gegeven. Wanneer je dit niet doet, raak je in een isolement. Dit zal in geval van een designteam de creativiteit niet ten goede komen.
3. Voorkom ‘The Fly on the wall”
Een vergadering in één ruimte is vaak dynamischer, wanneer je daar online bij aanwezig bent kun je het gevoel krijgen geen onderdeel van het geheel te zijn en de vergadering slechts te aanschouwen, “the fly on the wall”.
Wanneer er toch in één ruimte wordt vergaderd is het voor de deelnemer op afstand belangrijk om de vergadering goed te kunnen volgen door goede apparatuur. Goede audio en video zijn de basis van een succesvolle vergadering op afstand. Door goed werkende techniek zal het aandeel van alle deelnemers in balans zijn, je ziet en hoort n.l. alles. De deelnemer op afstand zal hierdoor niet het gevoel krijgen in te breken op de vergadering.
4. Gedeelde digitale ruimte
Door met elkaar een digitale ruimte te delen zijn bovenstaande tips makkelijker uit te voeren. Wanneer je werkt met Nureva Span kan je ideeën en uitwerkingen verzamelen op één canvas. Een ieder kan reageren op de verzamelde info. Het voelt alsof je fysiek op dezelfde plaats samenwerkt. Samenwerken op afstand is nog nooit zo makkelijk geweest.
5. Empathie
Wanneer er beslissingen moeten worden genomen neemt vaak één persoon de leiding in het gesprek en is vervolgens geneigd te spreken voor de persoon die niet in de ruimte aanwezig is. Het is belangrijk om ook de persoon die door middel van videoconferencing deelneemt aan de vergadering aan het woord te laten en zo zijn mening of beslissing te kunnen onderbouwen. Dat is succesvol samenwerken.
Met de huidige techniek hoeft afstand geen rol te spelen in een succesvolle samenwerking, blijf als team alert en geef een ieder de ruimte voor feedback, alleen zo ontwikkel je met elkaar het ultieme product of proces.
