Peute Group kiest voor grenzeloos vergadergemak

Comcross levert instapklare spreekkamers die van alle moderne videoconferencing-technieken zijn voorzien,

Een circulaire samenleving is de toekomst volgens de Peute Group die zich focust op het recyclen van papier en kunststoffen. Het bedrijf heeft zich sinds de start in 1960 ontwikkeld van een lokale speler tot één van de grootste onafhankelijke papier- en kunststofverwerkers ter wereld. Jaarlijks wordt er door de Peute Group meer dan 1.5 miljoen ton aan reststromen verwerkt. Inmiddels gebeurt dit met bijna 200 medewerkers op een productielocatie van 50.000 vierkante meter in Alblasserdam, waar sinds november 2023 ook het nieuwe hoofdkantoor gevestigd is. Daarnaast heeft het concern kantoren in Spanje, Portugal en de UK.

Beeld is een belangrijke extra dimensie die communiceren aanzienlijk persoonlijker maakt

Bellen of mailen, is soms toch wat afstandelijk. “Communiceren doen we liefst face-to-face,” zegt Dick Siemerink. Dat is nog enigszins goed te doen als je allemaal op één locatie werkt, maar dat wordt een stuk lastiger met collega’s die duizenden kilometers verderop zitten. “Voor beeldverbinding met de buitenlandse collega’s werd jarenlang gebruik gemaakt van een simpele, mobiele Logitech camera, of van de standaard camera van de laptop. Dan hadden we in elk geval iets van beeld als we belden.”

“Mogen we vanmiddag even uw directiekamer gebruiken?”

Na de overname door het Thaise SCGP werd er - om professioneler te kunnen overleggen en vergaderen met de nieuwe aandeelhouder - een Smart TV met een bijpassende camera aangeschaft. “Die opstelling stond in die tijd, bij gebrek aan spreekkamers, in de kamer van de directeur. Het was een enorme stap vooruit en het deed ons inzien dat we mee moesten met onze tijd. Eigenlijk was ruimtegebrek op dat moment de belangrijkste reden om niet gelijk door te pakken. Dat was een van de grote voordelen van de verhuizing van het oude pand in Dordt naar een groot nieuw onderkomen. Hier hebben we ruimte, hier hebben we spreekkamers en van begin af aan wisten we dat we de meeste daarvan wilden uitrusten met de nieuwste vergadertechniek. Dan hoefden we niet steeds de directeur lastig te vallen als we met de wereld wilden communiceren.”

Met alleen een mix aan producten, heb je nog geen werkende oplossing

“We hadden wel wat ideeën en hebben ons georiënteerd over de mogelijkheden. Al snel hadden we ook een eerste wishlist opgesteld,” legt Dick Siemerink uit. “Het eerste smartscherm kwam indertijd bij een concurrent van Comcross vandaan en die is door ons gevraagd om mee te denken, net als nog wat andere partijen die op papier vergelijkbare oplossingen leveren. Meedenken is in mijn optiek echter duidelijk iets anders dan enkel de vraag beantwoorden door daar direct producten op te projecteren. Tijdens een partijtje golf gooiden we een keer een balletje op over onze wens om écht goed advies en Leendert Louter sloeg bijkans een hole in one. Comcross snapte direct waar we naar op zoek waren. Met producten alleen ben je er namelijk niet. Alles moet naadloos samenwerken en Leendert noemde in één adem meerdere referenties waar ze tot grote tevredenheid van de klant vergelijkbare oplossingen hebben geïnstalleerd. Uiteraard hebben we dat ook nog even gecheckt en met name de projectmatige aanpak was iedereen erg goed bevallen. Dat gaf ons vertrouwen om het traject verder met hen in te gaan.”

Goede voorbereiding, goed advies, goede producten én een goede prijs

“Er is allereerst grondig geïnventariseerd wat onze eisen en wensen zijn. Dat hebben ze daarna verwerkt in een helder totaalvoorstel dat tevens voorzag in installatie en instructie. Van A tot Z ontzorgen, terwijl ook de prijzen zeer concurrerend waren; voor ons was het een hele logische keuze om voor Comcross te kiezen. Prijs was zeker niet het belangrijkste criterium, maar in mijn rol als Financieel Directeur kijk ik wel degelijk ook naar de kosten.”

Instapklare spreekkamers; via roombooking reserveren, inloggen met Teams en starten maar …

Er zijn door Comcross een aantal spreekkamers opgeleverd die uitgerust zijn met een moderne, uiterst gebruiksvriendelijke vergaderoplossing. Met perfect beeld en geluid, door de grote schermen, de meebewegende camera’s en hoogwaardige geluidsapparatuur zoals slimme microfoons etc. Een meeting vereist eigenlijk geen enkele voorbereiding of gesleep met apparatuur, want het systeem is er klaar voor. “ Je loopt de ruimte in en kunt starten, enkel de koffie en thee moet je nog zelf regelen,” zegt Leendert Louter met een lach.

Wensenlijst iets uitgebreid na bezoek aan showroom

Dick: “In het voortraject hebben we samen met de adviseurs van Comcross onze wensen doorgelopen. Op plattegronden - de sleutel van het nieuwe pand was er immers nog niet - is alles daarna door hen ingetekend zodat het optimaal dekkend werd. Het mooie is dat we in de demoruimte bij Comcross hebben kunnen zien hoe het werkt en dan kun je nog beter bepalen waarom je sommige keuzes wel of niet moet maken. Het is ook wel een vorm van verleiding, want zo waren we ter plekke dermate onder de indruk van het smartboard dat we deze uiteindelijk aan ons wensenlijstje hebben toegevoegd.”

Handig reserveringssysteem; rood = bezet en groen = vrij, simpeler kan het niet

Omdat nu niet langer enkel de kamer van de directeur geboekt kan worden, is er ook een reserveringssysteem geïmplementeerd waarmee álle kamers te boeken zijn. “Het ziet er ook gewoon heel fraai uit met verlichte schermpjes bij de spreekkamers zodat je in één oogopslag ziet of een ruimte in gebruik is.” Het reserveringssysteem is niet alleen handig voor het boeken van de spreekkamers, het maakt bijvoorbeeld ook het werk van de receptionisten eenvoudiger. “Zij weten namelijk exact welk bezoek er verwacht wordt en we kunnen mensen nu dus bij binnenkomst persoonlijker verwelkomen.”

Enorme efficiencyslag op alle fronten

De verhuizing naar de nieuwe locatie heeft de Peute Group veel gebracht. “Het maakt dat we nog een stuk efficiënter kunnen werken. Die vergrote slagkracht geldt voor onze dagelijkse kernactiviteiten, maar zeker ook voor alles wat we op kantoor en dergelijke doen. Het is een enorme efficiencyslag die we gemaakt hebben op alle fronten en de inzet van de modernste vergadertechnieken maakt zowel de interne als de externe communicatie vele malen makkelijker.”

Snel schakelen en prima support

“We hebben de samenwerking met Comcross van begin af aan als enorm plezierig ervaren. Het is een platte organisatie met korte lijnen die in staat is snel meters te maken. De verhuizing leek lange tijd ver weg, maar er kwam een moment dat de tijd ineens toch gaat dringen en dan moet je kunnen vertrouwen op een betrouwbare leverancier. Dat wat ze beloven, komen ze ook na. Comcross heeft bewezen dat ze ons op het gebied van videoconferencing compleet kunnen ontzorgen. Tijdens de installatie verliep alles soepel en ook na de oplevering worden we nog altijd goed en snel geholpen als we vragen hebben, zoals recentelijk op het gebied van narrowcasting. Dat was voor ons namelijk relatief nieuw en dan kost het je dus tijd om dat goed op te tuigen. Wij zijn geen creatief marketingbureau en bij Comcross lopen mensen die als geen ander templates kunnen ontwikkelen en zo hebben ze ons op weg geholpen. Dat was prettig, want anders schuif je het gebruik ervan maar voor je uit en maak je dus eigenlijk te lang niet optimaal gebruik van het systeem. Comcross heeft ons voorzien van een feilloos werkende totaaloplossing en daar hebben we dagelijks profijt van.”