Efficiënt werken met één digitaal platform

Strukton was op zoek naar een flexibele en efficiënte oplossing om vergaderzalen te boeken en wilde meer inzicht in de beschikbaarheid van de vergaderzalen krijgen. Recent heeft Strukton op twee locaties succesvol het GoBright Room Booking en GoBright Wayfinding geïmplementeerd.
Strukton heeft drie werkmaatschappijen. Strukton Rail, Strukton Civiel en Strukton Worksphere. Met alle werkmaatschappijen wil Strukton een bijdrage leveren aan de veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid van spoorvervoer, weginfrastructuur en technische installaties en gebouwen. Hiervoor ontwikkelt Strukton technologieën en integreert oplossingen.

Meer inzicht in beschikbare ruimtes

Binnen Strukton is de afdeling facilitair verantwoordelijk voor zowel de hard services (gebouwbeheer en techniek) als de soft services (denk o.a. aan catering, groenvoorziening en schoonmaak). Eén keer per jaar wordt er door de afdeling facilitair een klanttevredenheidsonderzoek . De klanten zijn in dit geval de collega’s binnen Strukton. Uit het laatste onderzoek is naar voren gekomen dat het boeken van vergaderzalen laagdrempeliger moest worden, evenals inzicht in de beschikbaarheid.

Ruud de Haas, consultant bij Strukton Worksphere en facilitair coördinatoren Esther Snel en Ilse Maas zijn samen deze uitdaging aangegaan. Ze hebben eerst de mogelijkheden in de markt uitvoerig bekeken en vervolgens het project begeleid en gerealiseerd.

GoBright: een vergaderzaal boeken zonder tussenkomst van de servicebalie

“Binnen de Strukton Groep werken wij met een facilitaire Servicedesk. Voor het reserveren van een vergaderruimte kon je voorheen per mail of telefoon de gewenste ruimte en tijd doorgeven. De servicemedewerk(st)er controleerde vervolgens de beschikbaarheid en maakte de reservering in het FMIS. Hierin werden alle facilitaire meldingen bijgehouden. Indien er catering gewenst was kon dit tevens aan de reservering worden toegevoegd. Deze handeling kon alleen door de Servicedesk en niet door de medewerkers zelf uitgevoerd worden. Vanzelfsprekend konden onze receptionistes de actuele reserveringen bekijken, maar was er geen inzicht voor de medewerkers.”, aldus Esther.

Technologische vergaderoplossing voor de professionele vergaderruimte

Ruud; “Comcross, leverancier van technologie is geen onbekende voor Strukton. Het was dan ook een logische stap om met hen rond de tafel te gaan. Eén van haar producten is GoBright Room Booking, een platform waarmee je een vergaderzaal eenvoudig kunt boeken.

Iedere vergaderzaal is voorzien van een touchscreen bij de entree. Hierop is de beschikbaarheid te zien en kun je direct de ruimte reserveren, zonder tussenkomst van de servicebalie.

Efficiënt werken met één digitaal platform

Tijdens dit project heeft Strukton nauw contact gehad met Comcross en GoBright. Een goede voorbereiding is het halve werk, zo is gebleken. In het eerste plan zou voor het bestellen van catering een koppeling met het FMIS gemaakt worden. Maar in de tussentijd heeft GoBright een nieuwe module op de markt gebracht voor het bestellen van catering. Met deze cateringmodule maakt Strukton nu gebruik van één platform en dat werkt erg efficiënt. Men werkt op twee locaties met GoBright. Dit vroeg om een stukje maatwerk, hetgeen wat door GoBright is gerealiseerd”.

De flexibiliteit van het reserveren is de kracht van GoBright Room Booking

Het GoBright Room Booking platform biedt diverse mogelijkheden om een vergaderzaal te reserveren:

• Direct via het online platform
• Via Outlook
• Bij de vergaderruimte via het touchscreen
• Met behulp van de Smartphone App

Esther; ”De app is een mooie aanvulling voor onze collega’s die veel op pad zijn. Deze verschillende reserveringsmogelijkheden maken het een uiterst flexibel en efficiënt systeem. De gebruiker kan de keuze maken die passend is bij zijn werkzaamheden. We hebben diverse positieve reacties ontvangen na de implementatie van GoBright.”

GoBright is eenvoudig in gebruik

“Na de implementatie hebben we kort uitgelegd hoe GoBright Room Booking werkt. Daarnaast hebben we een FAQ-file gemaakt en voorwaarden gesteld hoe om te gaan met catering. GoBright Room Booking is echt goed ontvangen door onze collega’s.”, aldus Ruud

Een extra stukje maatwerk

Ruud;” Wanneer er in de ruimte iets defect is, kan dit gemeld worden via GoBright. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een lamp die stuk is. Het systeem GoBright Room Booking voldoet volledig aan onze gestelde eisen. Toch hebben we nog wel enkele wensen. Onze core business is een prettige werkomgeving. Wij zouden dan ook graag in GoBright informatie over het binnenklimaat van de vergaderruimte willen vermelden. Een stukje visualisatie om nog meer verbinding te maken met de gebruiker. Een “nice to have”. Wij bekijken samen met Gobright de mogelijkheden hiervoor.

GoBright Wayfinding, waar moet ik zijn?

Naast GoBright Room Booking hebben wij op dezelfde twee locaties bij de entree een GoBright Wayfinder geplaatst. Dit zijn grote informatieschermen voor bezoekers en medewerkers waarop de vergaderzalen en de bijeenkomsten overzichtelijk staan vermeld. De balkjes geven de beschikbaarheid van de vergaderzaal aan: groen betekent vrij, rood bezet.

Ruud; “Door aan de start van het project alles goed met elkaar door te spreken en onze wensen en eisen duidelijk te formuleren verliep de samenwerking erg prettig. Met een doorlooptijd van circa 2 maanden zijn er diverse extra functionaliteiten voor ons gerealiseerd. Het systeem voldoet aan onze verwachtingen en gewenste kwaliteit.”
Esther; ”We zijn erg tevreden met het eindresultaat en wij bevelen GoBright zeker aan bij organisaties in de branche!“

Ook op zoek naar een efficiënte digitale oplossing?

Kom onze slimme oplossingen zelf ervaren in ons Experience Center in Breda en ontdek welke toepassing geschikt is binnen jouw organisatie. Let’s meet!