Wat is een digitale receptie?

Een digitale receptie is een systeem dat jou helpt om de ontvangst en communicatie in je bedrijf of organisatie te automatiseren. Het wordt gebruikt voor het beheren van gasten, bezoekers en medewerkers zonder fysieke interactie met een traditionele receptie. Met onze slimme software en flexibele hardware transformeer jij de ontvangst van bezoekers in een moderne, professionele ervaring, volledig in jouw huisstijl en altijd GDPR-compliant. Of het nu gaat om aanmeldingen, routebegeleiding of pakketontvangst, wij maken iedere interactie intuïtief, efficiënt en altijd beschikbaar voor jou.

Waarom een digitale receptie?

Maak jouw bezoekersregistratie sneller en eenvoudiger dan ooit. Van pre-registratie tot check-in, het proces verloopt automatisch, zodat jouw medewerkers meer tijd hebben voor wat echt belangrijk is.

Een digitale receptie helpt jou kosten te besparen door de noodzaak voor een traditionele receptiemedewerker te verminderen of zelfs te vervangen. Een digitaal systeem kan taken automatisch uitvoeren, waardoor loonkosten dalen.

Dankzij directe meldingen via onder andere een belletje, sms, videocall of Microsoft Teams-call ben jij direct op de hoogte van wie er in je gebouw is. Jij hebt altijd een overzicht, en in geval van nood is het eenvoudig om te zien wie er aanwezig is.

Software, hardware en e-mails – alles wordt op maat gemaakt om perfect aan te sluiten bij jouw huisstijl. Zo zorg jij ervoor dat jouw bezoekers zich altijd welkom en professioneel ontvangen voelen.

Uitnodigen vanuit jouw eigen Outlook- of Google-agenda

Jouw medewerkers kunnen hun bezoekers eenvoudig vooraf uitnodigen en voorzien van een e-mail met QR-code, pincode, afspraak informatie en instructies vanuit hun eigen Outlook- of Google-agenda. Dankzij een eenvoudige koppeling hoeven medewerkers geen accounts aan te maken of trainingen te volgen, jouw organisatie kan direct aan de slag.

Maatwerk en integraties

Wij begrijpen dat jouw organisatie uniek is en bieden daarom de flexibiliteit om volledig op maat gemaakte oplossingen te leveren, zowel wat betreft software als hardware. Of het nu gaat om integraties met toegangscontrole, kaartlezers en badge-uitgiftesystemen, extra hardware zoals printers en sensoren, of custom branding van hardware met poedercoating en bestickering – er is altijd een oplossing die perfect aansluit bij de behoeften van jouw organisatie.

Veiligheidsinstructies

Jij kunt eenvoudig belangrijke informatie, zoals algemene voorwaarden of veiligheidsinstructies, aan bezoekers tonen. Denk bijvoorbeeld aan richtlijnen bij noodsituaties of hygiënemaatregelen. Voor extra professionaliteit bieden wij ook de mogelijkheid om een badgeprinter te integreren, zodat bezoekers direct bij registratie een gepersonaliseerde naambadge ontvangen.

Flexibele hardware

Een goed ontvangst begint met de juiste hardware. Daarom bieden wij flexibele hardware-oplossingen die passen bij elke omgeving en elk gebruiksscenario. Of jij nu kiest voor een stijlvolle kiosk in de entree, een compacte balieoplossing waar ruimte schaars is, of een robuust outdoor model dat bestand is tegen alle weersomstandigheden — onze hardware maakt altijd een professionele en efficiënte bezoekerservaring mogelijk voor jouw bezoekers.

Eenvoudig beheer met het online portaal

Met het gebruiksvriendelijke Content Management Systeem (CMS) heb jij volledige controle over je digitale receptie. Pas eenvoudig instellingen aan en houd real-time inzichten bij. Of jij nu nieuwe gebruikers wilt toevoegen, workflows wilt optimaliseren of instellingen wilt wijzigen — alles is binnen een paar klikken geregeld. Het systeem is toegankelijk voor iedereen, zonder dat technische kennis vereist is. Zo houd jij jouw receptie altijd flexibel en up-to-date.

De voordelen van een digitale receptie

• Kostenbesparing: Verdien de digitale receptie in 2 maanden terug en bespaar.
• Directe notificaties: Ontvang direct een melding via een telefonische verbinding, sms, e-mail, MS Teams-bericht of videocall.
• Maatwerk en integraties: Koppel de receptie aan de specifieke systemen of wensen van jouw organisatie.
• GDPR-Proof: Geen rondslingerende bezoekerslijsten meer.
• Zelfstandig of hybride: ter vervanging of ondersteuning van een receptionist.